Văn phòng chia sẻ tiếp tục trở nên phổ biến như không gian tiêu biểu của phong cách làm việc trong thời đại bình thường mới. Lý do phát triển của văn phòng chia sẻ nằm ở quy mô không gian cho thuê linh hoạt và các hình thức hợp đồng, kích thích nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp có một thành viên và các công ty khởi nghiệp nhỏ.
“Văn phòng cách ga tàu điện ngầm chỉ một phút đi bộ, lại còn sử dụng được phòng họp và sảnh đón khách nên tôi thất rất thuận tiện.”
“Tôi nghĩ mình đã đúng đắn khi chọn nơi này vì có thể làm việc trong không gian như không gian của doanh nghiệp lớn với mức chi phí tiết kiệm.”
“Sau một năm làm việc ở một khu vực khác của Seoul, tôi đã chuyển về gần nhà hơn khi văn phòng chia sẻ được khai trương trong một tòa nhà mới ở đây.”
Nhiều bình luận tích cực của cộng đồng mạng về loại hình văn phòng này trong nhóm online. Các bình luận này giống như đánh giá sau giao dịch bất động sản của người giao dịch. Những năm gần đây, văn phòng chia sẻ đã trở thành xu hướng mới trên thị trường bất động sản Hàn Quốc. Đặc biệt, từ công ty một thành viên hay công ty khởi nghiệp đến các công ty hoạt động với nguồn nhân lực quy mô nhỏ từ 20 đến 30 người đang quan tâm đến mảng bất động sản này. Trong bối cảnh mạng lưới các văn phòng chia sẻ đang ngày càng mở rộng nhanh chóng như mạng nhện với các khu vực chính của thủ đô Seoul làm trọng tâm, các công ty mới kinh doanh trong lĩnh vực này đang chạy các chiến dịch khuyến mại như “giá ưu đãi đặc biệt”, “chiết khấu cao” và “dịch vụ cao cấp”.
Văn phòng chia sẻ thường là một văn phòng khép kín. Tuy nhiên, đôi khi nó được sử dụng chung ở dạng mở và được chia thành các khu vực như: khu tập trung, khu thư giãn, khu sáng tạo, khu làm mới… Tại đây, người dùng có thể làm việc hoặc thư giãn. Bầu không khí yên tĩnh và ấm cúng như một quán cà phê giúp mọi người tăng cường sự tập trung.
© FASTFIVE FIVESPOT Hapjung
Riêng biệt và cùng nhau
Văn phòng chia sẻ là một khái niệm văn phòng mới nhằm cải thiện hiệu quả sử dụng không gian bằng cách chia sẻ không gian chung như phòng họp và phòng nghỉ với các công ty khác, đồng thời sử dụng không gian làm việc một cách độc lập. Một người đàn ông hơn 30 tuổi, điều hành công việc kinh doanh cá nhân tại văn phòng chia sẻ ở quận Yongsan, Seoul, đã viết trên blog của mình sau một năm chuyển đến: “Đó là một nơi tựa thiên đường cho phép bạn có thể làm việc và nghỉ ngơi cùng một lúc.”
Ý kiến phổ biến cho rằng nguyên nhân sâu xa của sự xuất hiện văn phòng chia sẻ là “nền kinh tế chia sẻ”. Suy thoái kinh tế toàn cầu bắt đầu với cuộc khủng hoảng tài chính Hoa Kỳ cuối những năm 2000 đã tạo ra mô hình kinh tế mới gọi là kinh tế chia sẻ, và khi phạm vi chia sẻ được mở rộng từ hàng hóa và dịch vụ sang không gian, các văn phòng chia sẻ đã ra đời.Ở Hàn Quốc, phương thức phổ biến là các doanh nghiệp văn phòng chia sẻ thuê một số tầng của các tòa nhà cao tầng trong các khu thương mại trung tâm thành phố như quận Gangnam, Seoul, sau đó chia nhỏ mặt bằng và cho các công ty thuê lại. Chúng có nhiều tên gọi như “văn phòng chia sẻ” - chú trọng đến việc chia sẻ không gian trong một tòa nhà, “văn phòng làm việc chung” - một số công ty làm việc trong cùng một không gian và “văn phòng linh hoạt” - các hợp đồng linh hoạt giữa công ty vận hành văn phòng chung và các công ty thuê lại.
Thị trường văn phòng chia sẻ trong nước đã phát triển mạnh mẽ từ giữa những năm 2010. Trong báo cáo nghiên cứu “Hiện tại và tương lai của các văn phòng chia sẻ trong thời kỳ hậu COVID-19”, được công bố tháng 5 năm 2021, Viện Nghiên cứu Kinh tế KB đã phân tích thị trường văn phòng chia sẻ tăng trưởng nhanh chóng bắt đầu từ năm 2016 khi một công ty văn phòng chia sẻ của Mỹ là WeWork đầu tư vào Hàn Quốc. Đồng thời, dự đoán quy mô thị trường văn phòng chia sẻ trong nước từ 60 tỷ won vào năm 2017 sẽ tăng lên 770 tỷ won vào năm 2022. Người ta đánh giá rằng Fast Five, thương hiệu văn phòng chia sẻ đầu tiên tại Hàn Quốc ra mắt vào năm 2015 và sau đó là Spark Plus, được thành lập vào năm 2016, đã đóng vai trò quan trọng trong sự tăng trưởng nhanh chóng này.
Khi thị trường này được quan tâm, có khoảng 20 văn phòng chia sẻ ở Seoul vào năm 2010, nhưng đến năm 2016, đã có hơn 100 văn phòng và tính đến tháng 7 năm 2019, đã có đến 220 văn phòng. Viện Nghiên cứu Kinh tế KB giải thích trong báo cáo rằng tổng diện tích của các văn phòng chia sẻ đã tăng từ 50.000m2 lên 600.000m2. Theo trang web của Fast Five, tính đến tháng 12 năm 2021, họ đang vận hành 38 chi nhánh trên khắp cả nước và có tổng cộng 13.290 công ty từ các công ty khởi nghiệp đến các tập đoàn lớn là khách hàng. Đồng thời cho biết thêm, 86% người dùng có mức độ hài lòng cao và bày tỏ ý định gia hạn hợp đồng.
Tuy nhiên, cũng có ý kiến cho rằng có thể văn phòng chia sẻ thay thế các tập đoàn lớn đã rời trung tâm thành phố do phần lớn diện tích tại các tòa nhà cao tầng đều được cho thuê và vận hành. Cũng có phân tích cho rằng do nhu cầu từ các doanh nghiệp nhỏ muốn tọa lạc trong khu thương mại, có hạ tầng giao thông nên đã tạo ra văn phòng chia sẻ. Khi các tập đoàn lớn chuyển về vùng ngoại ô, có trường hợp thành lập “văn phòng cơ sở” bằng cách chuyển nhóm dự án kinh doanh mới cần phản ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường vào văn phòng chia sẻ.
Văn phòng chia sẻ được vận hành với hệ thống đơn giản và tiện lợi đến mức không những có thể sử dụng trong thời gian ngắn, chỉ từ một tháng, mà còn sử dụng ngay sau ngày ký hợp đồng. Việc di chuyển hoặc mở rộng văn phòng cũng rất linh hoạt.
© FASTFIVE Sinsa
Yếu tố khiến nhu cầu tăng cao
Dựa vào các đánh giá đăng tải trên mạng xã hội và chia sẻ của những người sử dụng, ưu điểm lớn nhất của văn phòng chia sẻ nằm ở chi phí thuê rẻ. Nếu dọn đến một văn phòng chia sẻ mới mở, công ty sẽ nhận được nhiều ưu đãi giảm giá giúp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành.
Các công ty vận hành văn phòng chia sẻ cũng nhấn mạnh đến tính kinh kế của mô hình này. Công ty Fast Five, thông qua website chính thức của mình, cho biết: “Từ chi phí đầu tư ban đầu đến chi phí cố định đều sẽ được giảm thiểu đáng kể”, bên cạnh đó “Ngay cả những công ty quy mô nhỏ cũng có thể tìm được văn phòng trong các tòa nhà cao tầng”. Đây chính là điểm thu hút sự quan tâm của người dùng tiềm năng. Một khởi đầu nhẹ nhàng, khi không cần thiết phải chi tiền cho việc thiết kế văn phòng và trang bị nội thất, là một ưu điểm khó có thể phủ nhận. Văn phòng chia sẻ đặt tại các tòa nhà cao tầng ở khu vực gần ga tàu điện ngầm cũng là điểm khá hấp dẫn đối với các doanh nghiệp nhỏ.
Nhân sự thường xuyên biến động và hoạt động kinh doanh không ổn định luôn là gánh nặng cho các doanh nghiệp nhỏ. Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, không gian làm việc cần có quy mô phù hợp khi số lượng nhân viên tăng hoặc giảm. Tuy nhiên, điều này không dễ đạt được. Ngay cả khi bên thuê muốn chuyển văn phòng, việc này chỉ có thể được thực hiện khi thời hạn thuê đã hết và tiền thuê văn phòng, một phần của chi phí cố định trong thời gian này, có thể coi là một khoản lỗ.
Do đó, sự linh hoạt trong việc bố trí không gian và thời gian thuê là yếu tố làm tăng mức độ phổ biến của văn phòng chia sẻ. Thời gian cho thuê văn phòng chỉ từ một tháng và tùy theo số lượng nhân viên tăng hay giảm mà người thuê có thể chuyển sang văn phòng khác với diện tích mới phù hợp hơn trong cùng tòa nhà. Đối với văn phòng chia sẻ, có thể ký hợp đồng với số lượng cần thiết ngay lập tức và sau này có thể tự do mở rộng hoặc giảm bớt số lượng trên. Một người sử dụng cho biết: “Chúng tôi đề xuất văn phòng chia sẻ cho những doanh nghiệp thường có biến động lớn về nhân sự và những công ty muốn đầu tư chi phí ban đầu vào công việc thay vì tiền cọc văn phòng.”
Ngoài ra, điểm khác biệt nổi bật nhất giữa văn phòng chia sẻ và tòa nhà văn phòng truyền thống là có thể thoải mái sử dụng văn phòng riêng của mình bất cứ lúc nào, nhờ vào cơ chế hoạt động 24/7. Khi chế độ làm việc linh hoạt và làm việc tại nhà ngày một phổ biến do tác động của đại dịch COVID-19, việc mỗi người có thể sử dụng không gian văn phòng tùy vào thời điểm cần thiết được xem là vô cùng thiết yếu.
Chi phí thuê thay đổi tùy thuộc vào số lượng bàn, số lượng người sử dụng và tùy vào văn phòng có cửa sổ hay không. Trong khi đó, dịch vụ in ấn, cà phê, đồ ăn nhẹ và văn phòng phẩm hầu hết đều được cung cấp miễn phí.
© WEWORK KOREA
Nguy cơ và ứng phó
Tuy nhiên, khi nhìn ở một góc độ khác, ưu điểm cũng có thể biến thành nhược điểm. Tổng hợp các đánh giá của người dùng, có thể kết luận rằng, công năng sử dụng của văn phòng chia sẻ bị giảm sút do quá chú trọng đầu tư vào nội thất. Ví dụ, việc chia nhỏ một không gian thành nhiều văn phòng sẽ tạo ra một không gian kín gây khó khăn cho việc thông gió. Với lý do tương tự, khi máy sưởi ở một văn phòng được bật, máy sưởi ở các văn phòng khác cũng sẽ chạy cùng lúc. Vì vậy, rất khó để điều chỉnh nhiệt độ riêng cho từng văn phòng. Các doanh nghiệp đổ xô sử dụng văn phòng chia sẻ cũng khiến việc sử dụng phòng họp vào thời điểm mong muốn trở nên khó khăn. Ngoài ra, không thể bỏ qua những chỉ trích về việc “mổ xẻ phòng” để chia không gian cho nhiều người thuê.
Mặt khác, một số cảm thấy rằng, nguồn lợi nhuận của các công ty vận hành văn phòng chia sẻ sẽ trở nên không rõ ràng trong tương lai. Nhiều nguồn chỉ ra rằng từ nguồn thu nhập tương đương với việc cho thuê tòa nhà, đến một lúc nào đó, tốc độ tăng trưởng của văn phòng chia sẻ sẽ bị chững lại. Vị trí của văn phòng chia sẻ, thường bị giới hạn trong các khu thương mại ở trung tâm thành phố, cũng là một rào cản đối với sự tăng trưởng. Trong báo cáo phân tích của Viện Nghiên cứu Kinh tế KB: “(Công ty văn phòng chia sẻ) thuê tòa nhà trong thời gian dài nên chi phí là cố định. Tuy nhiên, chúng lại được vận hành theo hợp đồng ngắn hạn với các công ty sử dụng văn phòng. Do đó, nguồn thu nhập là linh động”. Ngoài ra, mức tăng giá thuê văn phòng bị hạn chế, trong khi để tăng sức cạnh tranh với các công ty mới thành lập, các công ty vận hành văn phòng chia sẻ buộc phải tăng chi phí nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cho các công ty thuê văn phòng.
COVID-19 là một biến số mới không chỉ gây biến động trong giới y học mà còn ảnh hưởng đến nền kinh tế toàn cầu trong vòng hai năm qua. Vì lo ngại rằng COVID-19 có thể lây lan trong môi trường có nhân viên của nhiều công ty làm việc cùng nhau. Nhận thấy điều này, các công ty vận hành văn phòng chia sẻ đã hứa hẹn và trấn an người dùng rằng “Sẽ cho công ty chuyên nghiệp đến khử trùng văn phòng thường xuyên” và “Tạo ra một nơi làm việc an toàn bằng cách khử trùng nghiêm ngặt những nơi công cộng và bắt buộc tất cả nhân viên phải đeo khẩu trang”.
Bất chấp những dự báo trái chiều cũng như các ưu nhược điểm khác nhau, một thực tế không thể thay đổi là mô hình văn phòng chia sẻ đang trở thành xu hướng mới trên toàn thế giới. Các thương hiệu lớn sẽ khắc phục những hạn chế trước mắt như thế nào, mở rộng và phát triển kinh doanh theo hướng nào là điều hiển nhiên được nhiều người mong đợi.
한국국제교류재단
